Organisation du travail

Les médecins sont inclus dans la portée des politiques de télétravail et de télésanté. Toutefois, bien qu’ils puissent s’en inspirer, les modalités du cadre de référence en matière de télétravail et de télésanté ne s’appliquent pas à eux. Ils n’ont donc pas à signer d’entente de télétravail et ne peuvent pas demander du matériel à l’organisation. 

Oui. Au-delà de la pandémie, le CIUSSS de l’Estrie – CHUS s’inscrit dans une démarche de modernisation de l’organisation afin de notamment pérenniser la télésanté et de l’intégrer dans les services cliniques offerts aux usagers et à leurs proches. Il est important de mentionner que la modalité de télésanté était déjà présente dans certains services avant la pandémie. Il s’agit d’un outil supplémentaire permettant aux professionnels et aux usagers de choisir la modalité qui répond le mieux à leur besoin dans la prestation de soins et de services. 

Non. Le télétravail doit faire l’objet d’une entente avec votre supérieur immédiat. Vous devrez par ailleurs remplir le formulaire d’engagement au télétravail sur SAFIR et y spécifier les modalités convenues avec votre supérieur immédiat. 

Non. Afin de déterminer si un employé peut effectuer du télétravail ou non, le gestionnaire doit considérer les critères d’admissibilité contenus dans le cadre de référence. Ces critères sont surtout liés à la nature des tâches (si elles peuvent se réaliser à distance ou non) et non à des titres d’emploi spécifiques.  

L’employé qui souhaite faire du télétravail doit être en mesure de se déplacer à son lieu de travail désigné à la demande de son gestionnaire, et ce, dans un délai de 24 h. L’employé doit également être en mesure de se déplacer à son lieu de travail désigné lorsque le matériel fourni par l’organisation nécessite une vérification physique ou si celui-ci est défectueux.

Oui. Dès que l’équipement de télétravail est obtenu, l’organisation autorise le télétravailleur à réaliser ses tâches à son domicile. 

Non. Le télétravail est une modalité volontaire. 

Salarié comme gestionnaire, le télétravail à temps complet ou partiel doit faire l’objet d’une entente avec votre supérieur immédiat. Vous devrez remplir le formulaire d’engagement au télétravail sur SAFIR et y spécifier les modalités convenues avec votre supérieur immédiat. 

Oui. Toutefois, si l’employé en télétravail réalise qu’il n’est pas possible d’offrir une prestation de travail équivalente à celle qu’il livre à son lieu de travail désigné, si ses conditions personnelles changent ou tous autres motifs jugés valables par le gestionnaire, ils pourront convenir ensemble d’y mettre fin. Si l’employé ne respecte pas les critères de l’entente, le gestionnaire peut suspendre ou mettre fin à la pratique du télétravail.

Oui. Les mêmes modalités s’appliquent pour l’accès au télétravail et au matériel, et ce, peu importe le télétravail effectué actuellement ou dans le passé.  

Non. Pour le télétravail réalisé à l’occasion ou ponctuellement pour un mandat de courte durée, une entente verbale entre le gestionnaire et le télétravailleur est suffisante. Toutefois, si le télétravail se fait de façon récurrente chaque semaine (minimalement 1 journée), le formulaire d’engagement au télétravail doit être complété. 

Il s’agit d’une situation particulière à évaluer selon la durée de la période de travail envisagée. Toutefois, pour les employés actuellement en télétravail et dans une visée de pilotage des indicateurs liés au télétravail, nous souhaitons avoir le portrait le plus fidèle de nos employés déployés en télétravail. Par conséquent, le formulaire d’engagement au télétravail est requis. 

Oui. Il est tout à fait possible de mettre fin (ou de réviser) l’engagement au télétravail si un changement survient dans l’affectation de l’employé en cours d’année. 

Oui. Le télétravail pour les gestionnaires est possible. Assurez-vous que les modalités de télétravail retenues vous permettent de garder une gestion de proximité avec votre service. Tout comme pour vos employés, le télétravail doit faire l’objet d’une entente avec votre supérieur immédiat. Vous devrez remplir le formulaire d’engagement au télétravail sur SAFIR et y spécifier les modalités convenues avec votre supérieur immédiat. 

Si les modalités de télétravail nécessitent un ajustement, une fois convenu avec votre gestionnaire, assurez-vous de remplir un nouveau formulaire d’engagement au télétravail sur SAFIR afin qu’il reflète les nouvelles modalités.

Oui, mais il doit d’abord en discuter avec son gestionnaire. Si l’employé en télétravail réalise qu’il n’est pas possible d’offrir une prestation de travail équivalente à celle qu’il livre à son lieu de travail désigné, si ses conditions personnelles changent ou tous autres motifs jugés valables par le gestionnaire, ils pourront en convenir ensemble.

Oui. Si les balises de santé et sécurité ne sont pas respectées ou si les critères d’admissibilité ne sont plus respectés, le gestionnaire peut suspendre ou mettre fin à la pratique du télétravail, et ce, suivant un préavis raisonnable. Ainsi, l’employé reviendra poursuivre sa prestation de travail régulière sur le lieu de travail désigné.

Oui. Les engagements au télétravail sont valides pour une durée d'un an à partir de leur approbation. Profitez de ce moment pour évaluer comment s'est passé votre télétravail durant la dernière année. Y a-t-il des modifications que vous souhaiteriez apporter ou les modalités vous conviennent-elles encore?

Oui. Vous devez remplir à nouveau un formulaire d'engagement au télétravail. Votre nouveau gestionnaire devra déterminer la possibilité d'effectuer du télétravail dans le cadre de vos nouvelles fonctions.

Non. Les engagements au télétravail restent valides avec l'arrivée d'un nouveau gestionnaire. Les mêmes balises de modification de l'engagement peuvent s'appliquer en tout temps.

L'organisation vous fournit un portable et, si vous êtes en télétravail pendant 3 jours par semaine ou plus, l’organisation rend également disponible une chaise de bureau et un écran supplémentaire. L'accès au matériel supplémentaire que vous jugez essentiel à la réalisation de vos tâches doit être convenu avec votre supérieur immédiat.

Les délais de déploiement se font en fonction de la priorisation de la direction, de la disponibilité des équipements et de la capacité de l’équipe de déploiement.

Il faut prévoir un délai de 12 à 15 semaines pour la livraison des chaises une fois qu’elles sont commandées. Les commandes initiales, réalisées à l’hiver 2021-2022, ont été faites en lot pouvant occasionner un délai supplémentaire. Mentionnons également que pour réaliser la commande, certaines étapes à l’interne sont nécessaires dont la soumission d’une requête d’équipement non médical – mobilier par le chef de service afin d’identifier la source de financement. 

Assurez-vous que la demande a été faite auprès de votre adjoint de direction. Le délai de livraison des écrans au port d'attache du demandeur est d'environ 7 jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Le besoin d’écran supplémentaire est pris en charge par la requête SAFIR d’engagement au télétravail. L’adjoint au directeur fait le suivi de ces besoins en collaboration avec l’équipe de la DRIT responsable du déploiement des équipements en télétravail. La chaise additionnelle doit par contre faire l’objet d’une autre requête SAFIR : la procédure détaillée se trouve dans l’espace intranet réservée aux gestionnaires.

Vous devez disposer du matériel nécessaire pour effectuer vos tâches en télétravail. Tant que vous ne disposez pas du matériel nécessaire, vous devrez poursuivre votre prestation de travail sur le lieu de travail désigné. 

Non. Le matériel rendu disponible par l’organisation répond à plusieurs standards de santé et de sécurité. Pour s’assurer de répondre à ces standards, l’organisation rend disponible les chaises de bureau actuellement déployées dans les espaces de travail.

La souris fait partie du kit de base avec le portable, mais pas le clavier. Tous les besoins d’équipement particuliers en contexte de télétravail (comme les claviers indépendants) doivent être adressés à l'adjoint au directeur de la direction concernée et seront évalués au cas par cas. 

Non. Ce n’est pas une modalité possible pour le moment.  

Non. L'imprimante qui numérise n'est pas un appareil qui peut actuellement être fourni par l'organisation pour le télétravail. 

Oui. La solution Softphone (logiciel de téléphonie depuis un ordinateur) est en cours d’élaboration. Nous en sommes à finaliser les détails pour que la solution soit viable.

Oui. Une station d’accueil sera disponible au bureau seulement.

L’impression et la numérisation restent possibles au bureau en se connectant aux imprimantes. Il n’est pas prévu de fournir d’équipement lié à l’impression ou à la numérisation à la maison.

Si l'employé souhaite apporter sa chaise à la maison, une requête doit être faite pour une chaise de remplacement. Le type de chaise à choisir pour le remplacement dépend entre autres de l’évaluation ergonomique (si celle-ci a eu lieu) et de la vision de l’équipe quant à l’utilisation des bureaux (ex : partagés par plusieurs personnes qui n’ont pas les mêmes besoins ergonomiques). Lorsque la chaise de remplacement est disponible, et avec l’autorisation du supérieur immédiat, l'employé pourra alors déménager sa chaise à la maison. 

L’employé est responsable de l'entretien et de la réparation de la chaise qui lui a été fournie. Il doit donc d’abord réparer, ou faire réparer, la chaise de bureau, et ce, à ses frais. S'il lui est impossible de rendre la chaise fonctionnelle ou si la chaise a atteint la fin de sa durée de vie normalisée (20 ans), l'employé doit en aviser son gestionnaire. Ce dernier, après évaluation de la situation, pourra compléter une requête selon le processus existant pour le remplacement de mobilier. 

Oui. En fonction des procédures en vigueur, vous pouvez modifier votre permis chaque début de mois. Une nouvelle modalité de stationnement plus flexible est offerte aux télétravailleurs. Consultez la section « Stationnements » de l’intranet pour modifier votre abonnement avec la SPAQ. 

Non. La vignette de stationnement n’est pas obligatoire. Vous devrez cependant respecter les modalités de stationnement en vigueur si vous vous présentez à votre lieu de travail désigné. 

Non. Le port d’attache demeure le même. Conséquemment, l’employé ne pourra réclamer des frais de déplacement. 

Oui. Le télétravail permet plus de flexibilité au partage des espaces. Les bureaux deviendront ainsi des espaces polyvalents permettant d’accueillir différents employés selon les journées.  

Toute entente de télétravail de 2 jours et implique :

• La dépersonnalisation des postes de travail.
• De céder son poste de travail afin que celui-ci soit converti en un poste de travail polyvalent ou partagé.

Oui. Une marge de manœuvre sera gardée dans la gestion des espaces de travail. Le portrait global des bureaux et des besoins est tenu par la DST et l’employeur s’assurera de fournir un espace de travail dans ses murs pour les personnes qui ne font pas (ou plus) de télétravail. Il en sera de même pour les employés nouvellement embauchés qui ne souhaiteraient pas faire de télétravail et pour les employés réassignés sur un poste et qui ne souhaitent pas faire de télétravail comme leur prédécesseur.

Oui, si les besoins d’espace d’une équipe vont dans ce sens.  

Les bureaux polyvalents seront équipés de chaises ajustables et de station d’accueil pour portable. Vous devrez minimalement apporter avec vous votre ordinateur portable. 

Oui. Les intervenants qui pratiquent des activités de télésanté doivent s’assurer d’obtenir le consentement de l’usager avant la première activité avec celui-ci. Le consentement à la télésanté doit être consigné au dossier de l’usager par l’intervenant, être libre et éclairé, être obtenu en amont de l’activité de télésanté et être verbal ou écrit. Il est nécessaire une seule fois pour toutes les activités de télésanté avec le même intervenant.

Les employés doivent se conformer à la directive clinico-administrative Tenue de dossier des usagers et sécurité de l’information dans un contexte de télétravail qui se trouve sur l’intranet. Si l’employé n’est pas en mesure de s’y conformer, il n’est pas admissible au télétravail. 

Oui. Pour assurer la sécurité des activités de télésanté, l’intervenant doit utiliser les outils sécurisés recommandés par le MSSS. Pour la visioconférence, les plateformes approuvées sont Teams, Zoom Télésanté ou Reacts.  

Oui, si vous avez accès aux outils nécessaires pour vos activités de télésanté à distance. Il est obligatoire d’utiliser les outils approuvés par le MSSS pour vos activités de télésanté extra-muros. Il est également important d’avoir accès à un environnement qui permet de respecter la confidentialité des activités de télésanté.

Il est recommandé de réaliser toute activité de télésanté dans un bureau fermé sans risque de distraction. Afin de maximiser la confidentialité et la qualité sonore lors de la séance, il est recommandé d’utiliser un casque d’écoute avec micro, et ce, même si vous travaillez dans un bureau fermé. 

Un coffre à outils pour les professionnels est disponible sur le portail du Réseau québécois de la télésanté. Vous y trouverez un guide afin de vous accompagner pas à pas dans la réalisation de votre activité de téléconsultation avec Teams. Si vous souhaitez être accompagné pour l’organisation ou le déploiement de votre service de télésanté, vous pouvez solliciter le Centre de coordination de la télésanté (CCT) en complétant la requête SAFIR « Télésanté - Accompagnement et outils technologiques ». 

Pour vos besoins d’équipement et d’accompagnement dans le déploiement d’un service de télésanté, vous pouvez compléter la requête SAFIR Télésanté - Accompagnement et outils technologiques. Cette requête doit au préalable être approuvée par votre direction.

Pour participer à une téléconsultation, l’usager doit avoir une adresse courriel, un ordinateur (tablette ou téléphone) avec caméra, un micro et des haut-parleurs ainsi qu’une connexion Internet dont la vitesse minimale est de 10 Mbit/s. Il est également recommandé d’avoir accès à un environnement confidentiel lors de la rencontre de téléconsultation.

Oui. La modalité de télésanté permet aux usagers de bénéficier d’un meilleur accès aux soins et services à travers le vaste territoire de l’Estrie, en plus de diminuer leurs déplacements ainsi que le temps et le coût qui y sont associés.

Oui. Plusieurs services de télésanté sont déjà offerts à des personnes âgées au Québec. Peu importe l’âge de la clientèle, il est recommandé d’accompagner les personnes qui sont moins à l’aise avec la technologie lors de leur première connexion sur la plateforme utilisée pour les activités de télésanté. 

Il existe un coffre à outils pour le patient et sa famille, disponible sur le portail du Réseau québécois de la télésanté. Vous y trouverez un guide rapide pour aider le patient à effectuer une rencontre virtuelle Teams avec son professionnel de la santé.