Réaliser un projet de recherche au CIUSSS de l'Estrie – CHUS

Déposer et obtenir l’autorisation pour un projet de recherche

Tous les projets de recherche menés, en tout ou en partie, dans notre établissement doivent être obligatoirement soumis aux examens scientifiques, éthique et de convenance institutionnelle.

  • L’examen scientifique est mené par le comité d’évaluation scientifique (CÉS) du CIUSSS de l’Estrie – CHUS. Ce comité est composé d’experts de différentes disciplines et représentant trois de nos infrastructures de recherche.
  • L’examen éthique est mené par le comité d’éthique de la recherche (CÉR) qui relève du conseil d’administration de l’établissement.
  • L’examen de la convenance institutionnelle est coordonné par le Bureau d'autorisation des projets de recherche (BAPR). Il s’assure que chaque direction ou service concerné par un projet de recherche en évalue la faisabilité. Cet examen comprend également l’examen budgétaire et l’examen juridique des contrats et des ententes de recherche.

Aucune démarche de recherche ne doit débuter avant d’avoir obtenu un résultat positif à ces trois examens et reçu une lettre d’autorisation de l’établissement.

Qui peut soumettre un projet?

Les personnes voulant réaliser un projet de recherche doivent détenir : 

  • Des privilèges de recherche octroyés par le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP), s’il en est membre; 
  • Un statut de chercheur octroyé par un directeur scientifique;
  • Des privilèges de recherche ou un statut de chercheur octroyés par une autre institution qui est reconnue par le CIUSSS de l’Estrie – CHUS. 

Procédure de soumission d’un projet de recherche

Tous les projets doivent être soumis par la plateforme Nagano. Pour ce faire, vous devez obtenir un code d’accès à la plateforme :

Soutien technique et code d'accès - Bureau d'autorisation des projets de recherche 
819 346-1110, poste 12856
 

Accéder à Nagano

Information détaillée pour un dépôt de votre projet de recherche

Octroi des privilèges de recherche et du statut de chercheur

L’établissement s’est doté d’une Politique relative à l’attribution et au renouvellement des privilèges de recherche et des statuts de chercheur.
 
Pour les chercheurs qui sont également médecins, dentistes ou pharmaciens, la politique se lit en tenant compte du Règlement de régie interne du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens.
 
Voici les critères, les obligations, les procédures et la durée d’octroi des privilèges de recherche de l’établissement :

      Chercheur clinicienChercheur
universitaire		Chercheur d’établissement Chercheur externe Chercheur invité Chercheur de collège
Critères d’octroi
  • Membre du CMDP et permis de pratique valide
  • Formation doctorale en médecine, pharmacie ou dentiste
  • Professeur dans une université
  • Formation doctorale (Ph. D. ou équivalent)
  • Professionnel dans l’établissement 
  • Formation doctorale (Ph. D. ou équivalent)
  • Professeur dans une université
  • Formation doctorale (Ph. D. ou équivalent)
  • Professeur dans une université
  • Formation doctorale (Ph. D. ou équivalent)
  • Professeur dans un établissement collégial
  • Formation doctorale (Ph. D. ou équivalent)
PrivilègesRéalisation ou collaboration aux catégories de projets présentées à l’annexe B de la Politique relative à l’attribution et au renouvellement des privilèges de recherche et des statuts de chercheur.
Ces privilèges donnent accès, selon les statuts de recherche, aux milieux, au personnel et aux usagers du CIUSSS de l’Estrie – CHUS à des fins de recherche.
Obligations

Suivre les formations obligatoires à la recherche dans l’établissement :    

  • MON harmonisés (bloc général) 
  • MON harmonisés (bloc spécifique aux essais cliniques, si applicable)
  • Modules éthiques (MSSS ou EPTC2)

Remplir la déclaration de conflits d’intérêts.

Se conformer aux exigences de la Politique de la recherche, du Cadre réglementaire de la recherche avec des participants humains du CIUSSS de l’Estrie – CHUS, de la Politique sur la conduite responsable ainsi que de toute documentation applicable de l’établissement.

Procédure de dépôtFournir au CMDP les  documents exigés 
 
Suivre la procédure de dépôt établie à cet effet. 		Fournir à l’infrastructure de recherche concernée, les documents requis. 
 
 
Suivre la procédure de dépôt établie à cet effet.		Fournir à la DCMU, par le biais du BAPR lors du dépôt du projet, la documentation démontrant les privilèges de recherche obtenus de son établissement universitaire ou du réseau de la santé

Fournir à l’infrastructure de recherche concernée, les documents requis.

Suivre la procédure de dépôt établie à cet effet.

Durée de l’octroi du privilège3 ans, renouvelablePour la durée du projet de recherche identifiéSelon la durée établie (maximum 2 ans)3 ans, renouvelable


Consulter les particularités relatives aux Modes opératoires normalisés (MON) en matière de recherche et les formations requises.

Téléchargez le formulaire d’attestation d’auto-formation pour la recherche au CIUSSS de l’Estrie – CHUS

Cadre réglementaire de la recherche

Le cadre normatif de la recherche se compose de multiples sources, notamment des lignes directrices internationales, des lois fédérales et provinciales ainsi que des exigences provenant des organismes subventionnaires de la recherche.

Références du CIUSSS de l’Estrie – CHUS

Vous pouvez aussi vous référer aux modes opératoires normalisés en matière de recherche (MON).

Références externes

Modes opératoires normalisés du CIUSSS de l’Estrie - CHUS (tronc commun)

Modes opératoires normalisés spécifiques - Infrastructures de recherche

Certaines infrastructures de recherche du CIUSSS de l’Estrie – CHUS ont adopté des modes opératoires normalisés (MON) pour encadrer la recherche se déroulant dans leur milieu.

Formations - Éthique à la recherche

Des formations en éthique de la recherche sont accessibles, par voie numérique, aux membres de la communauté de recherche :

Formation - Éthique de la recherche

Projet de recherche multicentrique

Les projets de recherche se déroulant dans plus d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) du Québec sont soumis à un processus d’évaluation particulier puisqu’il n’y aura qu’un comité d’éthique à la recherche (CÉR) responsable de l’évaluation éthique.

Projet multicentrique dont le CÉR évaluateur est celui du CIUSSS de l’Estrie – CHUS

Le chercheur responsable du projet pour l’ensemble des établissements du RSSSdépose toute la documentation par la plateforme Nagano du CIUSSS de l’Estrie – CHUS.

Les équipes de recherche en provenance des autres établissements du RSSS :

  • AVEC accès à Nagano – Elles peuvent transiger par la plateforme de leur établissement une fois que la demande aura été synchronisée.
  • SANS accès à Nagano – Elles doivent obtenir un accès à la plateforme du CIUSSS de l’Estrie – CHUS pour la gestion de la documentation les concernant.

Projet multicentrique dont le CÉR évaluateur n’est PAS celui du CIUSSS de l’Estrie – CHUS

Le chercheur principal du projet pour l’ensemble du RSSS transige par la plateforme Nagano de son établissement.

Une fois le projet synchronisé, toutes demandes exclusives au CIUSSS de l’Estrie – CHUS peuvent se faire par sa plateforme Nagano.

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Services juridiques

Un bureau des affaires juridiques de la recherche constitué d’avocats et de professionnels est mis à la disposition des chercheurs. Le Bureau des affaires juridiques travaille conjointement avec le Bureau d’autorisation des projets de recherche et l’examen juridique fait partie intégrante de l’examen de convenance nécessaire à l’autorisation des projets de recherche.

Lorsque l’Université de Sherbrooke est impliquée dans le projet, le Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) peut être consulté.  

Évaluation contractuelle

Une entente doit être envisagée entre les parties prenantes à un projet de recherche lorsque : 

  • L’établissement reçoit, gère ou transfère des fonds destinés à la conduite d’au moins un projet de recherche; 
  • Une collaboration est établie entre le CIUSSS de l’Estrie – CHUS et au moins un partenaire, qu’il soit privé ou public; 
  • L’établissement transfère des données ou du matériel afin de mener à bien un projet de recherche; 
  • Des enjeux de propriété intellectuelle ou de droits d’auteurs sont soulevés par la conduite de la recherche. 

D’autres situations peuvent également nécessiter une entente particulière. Il est fortement encouragé de consulter le Bureau des affaires juridiques (BAJ) avant le dépôt d’un projet de recherche. 

Bureau des affaires juridiques (BAJ)
819 346-1110, poste 12856
 

Convenance institutionnelle

L’examen de la convenance institutionnelle démarre dès le dépôt des documents pertinents sur la plateforme Nagano (ex. : protocole, monographie, contrats, documents financiers) et se fait en parallèle des évaluations scientifique et éthique.   

Il permet de s’assurer de la faisabilité locale de la recherche et de son adéquation avec la vision, la mission et les valeurs de l’établissement. Cet examen implique toutes les directions cliniques et/ou administratives sollicitées par le projet de recherche. Il peut être effectué par une ou plusieurs personnes, selon le processus interne d’examen déterminé par chaque direction. 

Cet examen doit couvrir minimalement les aspects suivants : 

  • La disponibilité des installations, de l’équipement et des ressources humaines de l’établissement requis pour la réalisation de la recherche; 
  • Les modalités de gestion des médicaments, lorsqu’applicables; 
  • Les aspects financiers de la recherche; 
  • Les possibilités d’un arrimage entre la recherche et les orientations de l’établissement (ex. partenariat, évaluation des pratiques, implantation de pratiques basées sur des données probantes); 
  • Les aspects contractuels de la recherche, sa couverture par une assurance de responsabilité et, le cas échéant, ses conséquences sur les ressources de l’établissement.

Comité d’éthique de la recherche (CÉR)

Rôle et affiliation

Le comité d’éthique de la recherche (CÉR) évalue et assure le suivi des projets de recherche qui lui sont soumis dans le cadre de son mandat défini au sein du CIUSSS de l’Estrie – CHUS.

Le CÉR du CIUSSS de l’Estrie – CHUS est également désigné par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) pour évaluer les projets relevant de l’article 21 du Code civil du Québec, c’est-à-dire des projets impliquant des personnes mineures ou majeures inaptes.

En raison de l’affiliation de notre établissement avec l’Université de Sherbrooke, le CÉR peut également évaluer les projets de recherche en médecine et sciences de la santé de chercheurs et chercheuses de l’Université de Sherbrooke. 

Si vous êtes professeur-chercheur à l’Université de Sherbrooke, nous vous invitons à consulter le document Choix d’un CÉR pour déterminer quel CÉR peut évaluer votre projet de recherche.

Composition du CÉR

Étant désignée par le ministère de la Santé et des Service sociaux, la composition du CÉR respecte les exigences minimales prévues par l’article 21 du Code civil du Québec, soit : 

  • Deux (2) personnes ayant une expertise scientifique;
  • Une (1) personne ayant une expertise en éthique;
  • Une (1) personne ayant une expertise en droit;
  • Une (1) personne non affiliée à l’établissement, mais provenant des groupes utilisant les services de l’établissement, représentant le public.

Voir la liste des membres

Modalités de dépôt des demandes d’évaluation

Tout projet de recherche réalisé à l’intérieur des constituantes légales de notre établissement ou mené par des chercheuses et chercheurs affiliés doit subir un triple examen afin d’être autorisé : examen de convenance institutionnelle, examen scientifique et examen éthique. 

En cas de doute sur la nécessité de soumettre ou non un projet pour évaluation, il revient au CÉR de trancher. Vous êtes donc invité à communiquer avec la présidence du CÉR pour en discuter au .

Calendrier des rencontres

Le calendrier des rencontres du CÉR est disponible dans la section « Documentation » de Nagano.  

*IMPORTANT*

En raison du processus de triple évaluation en place, la date limite pour qu’un projet soit prêt à être évalué par le CÉR représente la date à laquelle celui-ci a reçu l’approbation finale du comité d’évaluation scientifique (CÉS).

Des questions? Contactez-nous.

Pour toute question relative à l’évaluation éthique, au démarrage ou au déroulement d’un projet de recherche, contactez :

Bureau d’autorisation des projets de recherche
819 346-1110, poste 12856

En tout temps, vous pouvez consulter les documents de la section Cadre réglementaire de la recherche.

Bureau d’autorisation de projets de recherche (BAPR)

Le Bureau d'autorisation des projets de recherche (BAPR) assure la coordination et le suivi du processus de triple évaluation des projets de recherche. Il est également responsable de la gestion des accès à la plateforme Nagano.

Pour plus d’information : 
Bureau d’autorisation des projets de recherche
819 346-1110, poste 12856
 

Comité d’évaluation scientifique (CÉS)

Avant l'évaluation éthique, les projets de recherche doivent être évalués par le comité scientifique. Pour ce faire, vous devez accéder à NAGANO et compléter un formulaire de dépôt de projet.

Au besoin, afin de vous guider dans la rédaction de votre protocole de recherche, vous pouvez consulter les guides de rédaction d’un protocole de recherche ainsi que le canevas de protocole disponibles dans la section « Documentation » de Nagano.

Une fois l'approbation du comité scientifique obtenue (une lettre est envoyée), l’évaluation éthique pourra débuter. Le processus d’analyse de la convenance est réalisé en parallèle des évaluations scientifique et éthique. 

Pour plus d’information :
Comité d’évaluation scientifique
819-346-1110, poste 12856
 

Accès aux dossiers des usagers (Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée)

Il est possible d’accéder aux dossiers des usagers à des fins de recherche ou pour vérifier des critères d’éligibilité (présélection). Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) doit conclure que l’ensemble des critères définis dans la Loi sur les renseignements de santé et services sociaux sont respectés. 

Les dispositions de la Loi sur l’accès aux renseignements de santé exigent qu’une entente entre le chercheur et le CIUSSS de l’Estrie - CHUS, organisme qui transmet l’information, soit conclue.  

Pour ce faire, le formulaire ÉFVP du CIUSSS de l'Estrie – CHUS doit être complété et joins à la demande initiale dans Nagano (Triple évaluation du projet de recherche) :

  • Formulaire ÉFVP - Ce document sera mis à jour régulièrement, assurez-vous de télécharger la plus récente version. 
  • Formulaire ÉFVP PRÉSÉLECTION - Ce document sera mis à jour régulièrement, assurez-vous de télécharger la plus récente version
  • Formulaire ÉFVP - Développement d’un produit ou service technologique (PST) - Contactez le comité ÉFVP 

L’entente entre en vigueur dès sa signature par toutes les parties prenantes.

De plus, il est obligatoire de : 

  • Faire une demande au Guichet d'accès aux données et indicateurs via SAFIR ou Smartsheet.  

Si l’objectif de votre recherche peut être atteint par la communication de renseignements anonymisés ou agrégés ou que la communication des renseignements de santé peut s’appuyer sur un consentement valide des personnes concernées, vous n’avez pas à remplir le formulaire ÉFVP. 

Quelques guides pour vous aider : 

Pour plus d’information :  

Comité d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée  

  

Présentations, références et outils

Schémas

Loi 25 et recherche

Loi 25 - Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - Présentation des changements pour la recherche

* L'outil d'aide à la décision en matière d'ÉFVP a été modifié. Utilisez la plus récente version disponible dans la section Accès aux dossiers des usagers (Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée).

Parcours d’un projet de recherche au CIUSSS de l’Estrie - CHUS

Découvrir le parcours d’un projet de recherche au CIUSSS de l’Estrie – CHUS - Présentation du processus ainsi que du travail des comités et équipes

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